Για την FlexCar η προστασία των Προσωπικών Δεδομένων των πελατών και συνεργατών μας και ο σεβασμός της ιδιωτικής ζωής του ατόμου αποτελεί αυτονόητη δέσμευση και η εταιρεία λαμβάνει όλα τα απαραίτητα μέτρα ώστε να συλλέγει και να επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό για της Προστασία Δεδομένων (ΕΕ) 679/2016 και την λοιπή ισχύουσα νομοθεσία. Λαμβάνουμε όλα τα απαραίτητα οργανωτικά και τεχνικά μέτρα που απαιτούνται ώστε να διασφαλίσουμε την ασφάλεια, την διαθεσιμότητα και την εγκυρότητα των δεδομένων των πελατών και των συνεργατών μας.
Είναι πολύ σημαντικό για εμάς αυτή η ισχυρή δέσμευση να είναι ξεκάθαρη σε όλους τους πελάτες και συνεργάτες μας. Για το λόγο αυτό δημιουργήσαμε την παρούσα "Δήλωση Απορρήτου και Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων" που περιγράφει και επεξηγεί τι είδους προσωπικά δεδομένα πελατών και συνεργατών μας συλλέγουμε, πως τα διαχειριζόμαστε και που μπορούν να χρησιμοποιηθούν. Σας παρακαλούμε να αφιερώσετε λίγο χρόνο, ώστε να μελετήσετε και να κατανοήσετε την παρούσα ενημέρωση.
Τα τυχόν προσωπικά σας δεδομένα συλλέγονται απευθείας από εσάς είτε απευθείας από εκπροσώπους της εταιρείας μας ή με άλλα μέσα εξ' αποστάσεως επικοινωνίας και κυρίως μέσω της πλατφόρμας της FlexCar που λειτουργεί στην ηλεκτρονική διεύθυνση flexcar.cy (άλλα μέσα εξ’αποστάσεως συλλογής μπορεί να είναι κατά περίπτωση το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ηλεκτρονικές φόρμες, τηλέφωνο/τηλεομοιοτυπία κτλ.). Σε ορισμένες περιπτώσεις, είναι δυνατόν να έχετε παράσχει τα δεδομένα σας στο παρελθόν, στα πλαίσια προγενέστερης συνεργασίας ή σχέσης με την FlexCar. Τέλος, σε συγκεκριμένες περιπτώσεις συνεργασίας είναι δυνατόν, κατόπιν ρητής ενημέρωσής σας, να συλλέξουμε δεδομένα σας από άλλους φορείς ή μητρώα, στα πλαίσια ενδεχόμενου ελέγχου της πιστοληπτικής σας ικανότητας για σκοπούς ελέγχου φερεγγυότητας, χρηματοδότησης ή ασφάλισης απαιτήσεων της εταιρείας μας.
Κατά την άσκηση της εμπορικής δραστηριότητας της εταιρείας μας ενδέχεται να συλλέγουμε τα εξής προσωπικά δεδομένα πελατών, συνεργατών ή υποψήφιων πελατών και συνεργατών μας:
Η FlexCar συλλέγει μόνο προσωπικά δεδομένα που είναι απολύτως απαραίτητα για την ικανοποίηση αιτημάτων πελατών και συνεργατών μας, για την εκτέλεση της συνεργασίας μας με αυτούς και την ομαλή σύναψη και λειτουργία των συμβατικών σχέσεων με αυτούς, την εκμίσθωση και πώληση οχημάτων και εν γένει της εμπορικής δραστηριότητας και λειτουργίας της. Επίσης, τμήμα των δεδομένων αυτών συλλέγεται και χρησιμοποιείται, προκειμένου η εταιρεία μας να ανταποκρίνεται στις νομικές της υποχρεώσεις έναντι των δημοσίων αρχών (φορολογική, ασφαλιστική, υγειονομική νομοθεσία κτλ.). Επίσης, συλλογή και επεξεργασία δεδομένων λαμβάνει χώρα και για κρίσιμες λειτουργίες της επιχείρησής μας, όπως ο έλεγχος της πιστωτικής της πολιτικής, της φερεγγυότητας των πελατών της και η ασφάλιση των απαιτήσεών της. Σε περίπτωση που αναζητηθούν εκ μέρους μας πρόσθετες, προαιρετικές πληροφορίες, θα ενημερωθείτε σχετικά κατά την στιγμή της συλλογής των δεδομένων. Τέλος, δεδομένα επικοινωνίας σας (όπως η διεύθυνση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, το τηλέφωνο ή η διεύθυνση αλληλογραφίας σας) είναι δυνατόν να χρησιμοποιηθούν από την εταιρεία μας, προκειμένου να σας ενημερώσουμε για καινούργια οχήματα, προσφορές, εκπτώσεις και λοιπές ενέργειες προωθητικού περιεχομένου. Σε κάθε τυχόν τέτοια επικοινωνία μας, θα σας δίνετε η άμεση και ανέξοδη δυνατότητα να επιλέξετε να μην λαμβάνετε στο μέλλον τέτοιες ενημερώσεις και επικοινωνίες από την FlexCar με οποιονδήποτε τρόπο.
Στα πλαίσια των σκοπών αυτών, FlexCar επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα πελατών και συνεργατών της βάσει των ακόλουθων νομικών βάσεων, κατά περίπτωση των ειδικότερων πράξεων επεξεργασίας:
Η FlexCar δεν γνωστοποιεί τα προσωπικά σας δεδομένα σε τρίτα μέρη που δεν αποτελούν συνδεδεμένα μέρη, εκτός αν κάτι τέτοιο απαιτείται για σκοπούς νόμιμης εκπλήρωσης επαγγελματικών και επιχειρηματικών αναγκών μας, προκειμένου να ανταποκριθούμε στις συμβατικές μας υποχρεώσεις προς τους πελάτες και συνεργάτες μας ή επιβάλλεται ή επιτρέπεται από το νόμο ή υπάρχει προς τούτο ρητή συγκατάθεση του υποκειμένου των δεδομένων.
Τα δεδομένα των πελατών και συνεργατών μας τυγχάνουν επεξεργασίας στα πλαίσια όσων ορίζονται στην παρούσα, από τμήματα και εργαζόμενους της εταιρείας μας που είναι αρμόδια για την σύναψη, την εκτέλεση και την διαχείριση των συμβατικών εμπορικών μας σχέσεων, όπως και από τυχόν συνεργάτες μας για τους ίδιους λόγους. Ομοίως θα τύχουν επεξεργασίας από τα άλλα τμήματα της εταιρείας μας στα πλαίσια της νόμιμης λειτουργίας μας, για την εκπλήρωση των υποχρεώσεών μας από τον νόμο (π.χ. λογιστήριο, νομική υπηρεσία).
Επίσης, τα δεδομένα σας, στο βαθμό που αυτό είναι σκόπιμο για την εκπλήρωση των συμβατικών μας ή άλλων υποχρεώσεων και την καλύτερη εξυπηρέτησή σας, την ικανοποίηση των αιτημάτων σας και την ομαλή συνεργασία μας, μπορεί να διαβιβασθούν σε Τραπεζικά Ιδρύματα ή άλλους παρόχους υπηρεσιών πληρωμών ή σε συνεργαζόμενους με την Εταιρεία παρόχους, όπως ασφαλιστικές εταιρείες, συνεργαζόμενες εταιρίες ενημέρωσης οφειλετών, εταιρίες παροχής συμβουλευτικών και ελεγκτικών υπηρεσιών, τυχόν συνεργαζόμενες εταιρίες φύλαξης και διαχείρισης αρχείων, συνεργαζόμενες εταιρίες πληροφορικής, συνεργαζόμενες εταιρίες Παροχής υπηρεσιών εκτύπωσης, οργάνωσης και παράδοσης εντύπων, συνεργαζόμενες εταιρείες διαφήμισης και προώθησης, συνεργεία και τεχνικούς οχημάτων κ.ο.κ.. Η FlexCar, σε κάθε περίπτωση που τέτοια διαβίβαση δεδομένων καθίσταται απαραίτητη, φροντίζει να διαβιβάζει σε τρίτα μέρη, εφόσον και μόνο αν αυτά ανταποκρίνονται σε υψηλά επίπεδα ασφαλείας και εμπιστευτικότητας των δεδομένων και παρέχουν επαρκείς εγγυήσεις και δεσμεύσεις για την προστασία τους, τις οποίες αναλαμβάνουν μεταξύ άλλων και δυνάμει έγγραφων συμβάσεων.
Δεδομένα σας ενδέχεται να υπόκεινται σε επεξεργασία για σκοπούς εξέτασης της φερεγγυότητας, της πιστοληπτικής σας ικανότητας και για σκοπούς ασφάλισης πιστώσεων της εταιρείας μας με κοινοποίηση σε αντίστοιχους φορείς και μητρώα, όπως και σε συνεργαζόμενες εταιρείες ασφάλισης απαιτήσεων.
Τέλος, η εταιρεία ενδέχεται να γνωστοποιεί δεδομένα σε δημόσιες αρχές πάσης φύσεως (δημόσιες υπηρεσίες, φορολογικές αρχές, ασφαλιστικούς οργανισμούς κτλ.) ή σε δικαστικές ή ανεξάρτητες αρχές, εισαγγελικές αρχές ή ανακριτικά όργανα, εφόσον κάτι τέτοιο προβλέπεται ή απαιτείται από την νομοθεσία ή κρίνεται απολύτως απαραίτητο για την προάσπιση των νομίμων δικαιωμάτων μας.
Τα προσωπικά δεδομένα διατηρούνται για το διάστημα που είναι απολύτως αναγκαίο για την εκτέλεση και ολοκλήρωση των σκοπών επεξεργασίας που αναφέρονται ανωτέρω. Ο ακριβής χρόνος διατήρησης κάθε κατηγορίας δεδομένων συνδέεται: (α) με τον απαραίτητο χρόνο, στα εύλογα εμπορικά και επιχειρησιακά πλαίσια για την εκπλήρωση των συμβατικών και εμπορικών μας υποχρεώσεων (β) με τυχόν κάθε φορά σε ισχύ νομοθετικές διατάξεις για την διατήρηση δεδομένων, όπως ενδεικτικά ισχύει στην τήρηση των λογιστικών και φορολογικών αρχείων της εταιρείας μας ή των δεδομένων που απευθύνονται σε ασφαλιστικούς οργανισμούς (γ) με την διάρκεια της εμπορικής ή συμβατικής σχέσης μας με πελάτες ή συνεργάτες μας (δ) με την τυχόν αναγκαιότητα διατήρησης στοιχείων για την προάσπιση εννόμων συμφερόντων μας, απόδειξη συμμόρφωσης, υπεράσπιση έναντι αξιώσεων και την δικαστική επιδίωξη αξιώσεών μας (ε) εφόσον η επεξεργασία βασίζεται στην συγκατάθεση του υποκειμένου ο χρόνος διατήρησης καθορίζεται από το χρόνο διατήρησης της συγκατάθεσης αυτής.
Η FlexCar διατηρεί κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για τη διασφάλιση της εμπιστευτικότητας και της ακεραιότητας των Προσωπικών Δεδομένων και την προστασία τους από τυχαία ή παράνομη καταστροφή, απώλεια, μεταβολή, άνευ εξουσιοδότησης πρόσβαση ή κοινοποίηση, καθώς και οποιαδήποτε άλλη παράνομη μορφή επεξεργασίας. Η επεξεργασία των δεδομένων από την FlexCar διεξάγεται μόνο με τρόπο που διασφαλίζει το απόρρητο και την ασφάλεια των δεδομένων, με βάση τις τελευταίες εξελίξεις, το κόστος, την φύση, το πλαίσιο και τους σκοπούς της επεξεργασίας, με αξιολόγηση των κινδύνων και της πιθανότητας επέλευσής τους και τα αποτελέσματα αυτών στα υποκείμενα των δεδομένων. Στα πλαίσια αυτά φροντίζουμε η επεξεργασία να διεξάγεται αποκλειστικά από εντεταλμένο για το σκοπό αυτό προσωπικό, το οποίο δεσμεύεται από υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας και παρέχει τα απαραίτητα εχέγγυα προστασίας. Το ίδιο συμβαίνει και με όλους τους τυχόν συνεργάτες μας, οι οποίοι ενδέχεται να εμπλακούν στην διαδικασία (βλ. ανωτέρω υπό "Γνωστοποιήσεις των προσωπικών δεδομένων - κατηγορίες αποδεκτών).
Σύμφωνα με την υφιστάμενη νομοθεσία και με τους προβλεπόμενους εκεί περιορισμούς, έχετε τα ακόλουθα δικαιώματα σε σχέση με τα προσωπικά σας δεδομένα:
Προσωπικά δεδομένα σας που αφορούν στοιχεία του βιογραφικού σας θα συλλέγονται από το Τμήμα Προσωπικού της FLEXCAR ΕΚΜΙΣΘΩΣΗ ΚΑΙ ΠΩΛΗΣΗ ΟΧΗΜΑΤΩΝ ΜΟΝΟΠΡΟΣΩΠΗ ΑΝΩΝΥΜΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ (αρ. ΓΕΜΗ 147820101000, Ταγιαπιέρα αρ. 6-8, Αθήνα – στο εξής η «Εταιρεία»), η οποία θα ενεργεί ως υπεύθυνος επεξεργασίας, εφόσον επιλέξετε να κάνετε χρήση της εφαρμογής αιτήσεων για την κάλυψη θέσεων εργασίας ή να επικοινωνήσετε απευθείας με την Εταιρεία μας για τον σκοπό αυτό. Αναλόγως την θέση εργασίας για την οποία ενδιαφέρεστε το βιογραφικό σας θα προωθείτε στο αντίστοιχο τμήμα της Εταιρείας μας. Για κάθε επικοινωνία που αφορά την επεξεργασία των δεδομένων σας αυτή μπορείτε να απευθύνεστε μέσω μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην διεύθυνση hr@flexcar.gr.
Η νομική βάση της επεξεργασίας των δεδομένων σας στην περίπτωση αυτή είναι η συγκατάθεσή σας και η λήψη των δεδομένων σας προέρχεται από εσάς και κατόπιν δικής σας πρωτοβουλίας και μόνο. Εσείς επιλέγετε σε κάθε περίπτωση τα δεδομένα που επιλέγετε να μοιραστείτε μαζί μας για τον σκοπό της καταχώρησης μίας αίτησης κάλυψης θέσης εργασίας.
Τα προσωπικά σας δεδομένα θα υποστούν τις κατωτέρω πράξεις επεξεργασίας:
Τα προσωπικά σας δεδομένα θα κοινοποιηθούν στο Τμήμα Προσωπικού, καθώς και σε συγκεκριμένους εργαζομένους με επιτελικά καθήκοντα στον τομέα που αφορά η θέση εργασίας σας, με σκοπό την διαχείριση, αξιολόγηση και επιλογή των υποψηφίων.
Αν η αίτησή σας δεν είναι επιτυχής, τα δεδομένα σας θα διατηρηθούν για διάστημα το μέγιστο είκοσι τεσσάρων (24) μηνών από την διαδικασία αίτησης. Μετά την πάροδο του διαστήματος αυτού τα δεδομένα σας θα διαγραφούν οριστικά. Ακόμα και αν η αίτησή σας δεν είναι επιτυχής, διατηρούμε το δικαίωμα να επικοινωνήσουμε μαζί σας στο μέλλον σε περίπτωση που παρουσιαστεί μία νέα θέση εργασίας, εκτός αν ενημερωθούμε από εσάς για το αντίθετο. Είναι δυνατόν τα δεδομένα σας να διαγραφούν οριστικά από τα αρχεία μας πριν την πάροδο του ανωτέρω διαστήματος, εφόσον λάβουμε ρητό προς τούτο αίτημα από εσάς.
Σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων αυτή έχετε όλα τα δικαιώματα που προβλέπονται στο νόμο και περιγράφονται στην παρούσα πολιτική απορρήτου της Εταιρείας μας υπό το κεφάλαιο «Τα δικαιώματα του υποκειμένου».
Προκειμένου να ασκήσετε οποιοδήποτε από τα δικαιώματά σας, καθώς και για οποιαδήποτε ενημέρωση ή διευκρίνιση σχετικά με αυτά και τις προϋποθέσεις άσκησής τους, θα πρέπει να επικοινωνήσετε με την Εταιρεία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην διεύθυνση hr@flexcar.gr. Οι εκπρόσωποί μας θα σας παρέχουν κάθε περαιτέρω ενημέρωση και καθοδήγηση για τα βήματα που χρειάζεται να κάνετε.
Η FlexCar δύναται να τροποποιεί μονομερώς και οποτεδήποτε την παρούσα Δήλωση Απορρήτου, ώστε αυτή να αντανακλά εκάστοτε αλλαγές αναφορικά με τις υφιστάμενες σχετικές πολιτικές και πρακτικές της εταιρείας μας. Σας συνιστούμε να επισκέπτεστε τακτικά την ιστοσελίδα της εταιρείας μας, προκειμένου να ενημερώνεστε άμεσα για οποιεσδήποτε αλλαγές στην παρούσα Δήλωση Απορρήτου και Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων.